Starfsdagur sem skilar árangri

Eitt af mikilvægustu hlutverkum stjórnenda er að tryggja að starfsfólk vinni að sameiginlegum markmiðum og skilji hvert fyrirtækið stefnir. Í hraða dagsins getur verið erfitt að gefa sér tíma til að staldra við, ræða stóru málin og fá alla til að stilla saman strengi.

Þess vegna hafa starfsdagar orðið vinsæl leið fyrir fyrirtæki til að stíga út úr daglegri rútínu og skapa rými fyrir samtal, stefnumótun og þróun.

Vel heppnaður starfsdagur er þó miklu meira en dagur utan vinnustaðarins. Hann er tækifæri til að virkja þekkingu starfsfólksins, styrkja samvinnu og skapa skýra sýn á næstu skref fyrirtækisins.

Byrjið á markmiðinu

Algengustu mistökin við skipulagningu starfsdaga er að byrja á dagskránni áður en markmiðið liggur fyrir.

Áður en staðsetning, fyrirlesarar eða vinnustofur eru ákveðnar þarf að svara einfaldri spurningu:

Hvað á að koma út úr deginum?

Er markmiðið að móta stefnu? Bæta samvinnu milli deilda? Finna nýjar leiðir til að auka skilvirkni? Koma af stað ákveðnum verkefnum?

Því skýrari sem markmiðin eru, því líklegra er að dagurinn skili raunverulegum árangri.

Hvað gerist daginn eftir?

Eitt það mikilvægasta við starfsdag er ekki það sem gerist á meðan hann stendur yfir – heldur það sem gerist eftir á.

Starfsfólk leggur oft fram verðmætar hugmyndir, tillögur og lausnir. Ef ekkert verður úr þeirri vinnu skapast auðveldlega tilfinning um að framlagið hafi farið til spillis.

Þess vegna þarf að liggja fyrir áður en dagurinn hefst:

• Hvernig verður niðurstöðum safnað saman?

• Hver ber ábyrgð á framhaldinu?

• Hvenær fær starfsfólk upplýsingar um næstu skref?

• Hvernig verður árangur verkefnanna sýnilegur?

Þegar fólk sér að hugmyndir þess leiða til raunverulegra aðgerða eykst bæði þátttaka og traust til ferlisins.

Vinnan þarf ekki að vera leiðinleg

Margir hugsa starfsdag sem tvo aðskilda hluta: vinnu yfir daginn og skemmtun að honum loknum.

En oft næst betri árangur þegar skemmtilegum þáttum er fléttað inn í dagskrána frá upphafi.

Létt stemning eykur þátttöku, skapar betri umræður og hjálpar fólki að hugsa út fyrir kassann.

Það má til dæmis gera með:

• Léttum keppnum milli vinnuhópa.

• Skemmtilegum ísbrjótum.

• Stuttum uppbrotum milli verkefna.

• Hreyfingu eða óvæntum innslögum yfir daginn.

Þegar fólk hefur gaman af vinnunni verður það líklegra til að leggja meira af mörkum.

Setjið réttan tón strax í upphafi

Fyrstu mínúturnar skipta miklu máli.

Öflugur og hvetjandi fyrirlestur getur hjálpað til við að setja tóninn fyrir daginn, kveikja áhuga og undirbúa starfsfólk fyrir vinnuna fram undan.

Einnig er mikilvægt að brjóta ísinn snemma, sérstaklega ef fólk úr ólíkum deildum eða starfsstöðvum vinnur saman. Þegar þátttakendur eru afslappaðir og öruggir verða umræðurnar bæði opnari og árangursríkari.

Hugsið um orkuna

Langir vinnudagar kalla á orku.

Góðar veitingar, snarl og drykkir skipta meira máli en margir gera sér grein fyrir. Litlir hlutir eins og nammi, ávextir eða annað létt nesti geta hjálpað fólki að halda einbeitingu og orku yfir daginn. Það sama á við um umhverfið. Þægileg aðstaða, góður búnaður og nægilegt rými fyrir hópavinnu geta haft veruleg áhrif á upplifun þátttakenda.

Niðurstaðan er lykillinn að öllu

Starfsdagur sem endar án niðurstöðu er glatað tækifæri.

Árangursríkir starfsdagar skila skýrum niðurstöðum, verkefnum eða ákvörðunum sem halda áfram að lifa eftir að deginum lýkur. Þegar starfsfólk sér að hugmyndir þess hafa áhrif á starfsemina verður auðveldara að fá fólk til þátttöku næst.

Markmiðið ætti alltaf að vera að starfsdagurinn verði upphafið að áframhaldandi vinnu og árangri sem hægt er að vega og meta á næsta starfsdegi.

Fjárfesting í fólkinu og fyrirtækinu

Vel heppnaður starfdagur getur haft mikil áhrif á starfsemina, aukið samvinnu, skýrt stefnu, virkjað þekkingu starfsfólks og skapað sterkari tengingu við markmið og gildi fyrirtækisins.

Enginn þekkir starfsemina betur en sjálft starfsfólkið, að skapa vettvang þar sem það fær tækifæri til að deila reynslu sinni, hugmyndum og lausnum getur verið ein verðmætasta fjárfesting sem fyrirtæki fjárfestir í.

Og þegar dagurinn er vel skipulagður má alveg enda hann á því að fagna góðri vinnu og slá tóninn fyrir það sem fram undan er.